Конструктор документов: выводим автоматизацию на внешний уровень
Бизнес-процесс выходит за рамки CRM Битрикс24.
Работа любого менеджера по продажам по заключению сделки состоит из двух этапов:
- работа с клиентом по достижению договоренностей, и если договоренность достигнута,
- администрирование и оформление сделки.
Причем второй этап часто бывает гораздо более затратный по времени и усилиям. То есть, ценнейшие сотрудники, обеспечивающие продажи компании, тратят немалую часть своего рабочего времени на то, что не является самой продажей.
А что, если освободить их от этапа администрирования сделок, чтобы они все усилия сосредоточили на работу с клиентами и продажи?
Мы нашли такое решение:
Из 18 действий, 3 совершает менеджер по продажам, 2 – клиент, а 13 – автоматизированы.
Думаете, так не бывает? Бывает, мы сразу же испытали это и пришли к удивительным выводам:
1. Во-первых, налицо количественная оптимизация – вместо 16 действий, менеджер делает всего 3.
2. Во-вторых, качественная оптимизация.
Что делает наш менеджер? Создание сделки – это самое важное действие, при котором менеджер должен зафиксировать все договоренности и условия. Следующие два действия – очень простые: перевод сделки в нужную стадию.
А что совершается автоматически? – Создание пакетов документов по сделке, отправка документов клиенту, получение от клиента подтверждения и его анализ, движение сделки по стадиям, создание счета, отправка его клиенту. А после закрытия менеджером сделки, создание и отправка закрывающих документов и создание бухгалтерских задач по обмену оригиналами документов с клиентом.
И эта кропотливая и трудоемкая работа, которая выполняется не менеджером, а автоматически.
3. Самое главное.
Мы не возьмемся оценить, но можно представить, сколько времени освобождается у нашего менеджера, для того, чтобы заниматься именно продажами – договариваться, согласовывать цену, общаться с клиентами, выявлять их потребности, искать новых; то есть, заниматься клиентами и продажами, а не оформлением.
Конечно, это некий образец последовательности действий при оформлении сделки, а в действительности, все может быть не так однозначно и гладко.
Мы предусмотрели ситуации, когда возникают разногласия и финальный результат сделки не соответствует предварительным договоренностям.
Посмотрим, с помощью каких инструментов это решение реализовано?
Начнем с конца.
- Функция автоматического формирования и отправки закрывающих документов уже давно реализована в нашем Конструкторе Документов, она широко и успешно применяется нашими пользователями уже несколько лет.
- К ней мы добавили уникальную функцию согласования документов с внешним контрагентом, которая позволяет автоматически отправлять документы клиенту, получать от него обратную связь, анализировать ее и совершать ответные автоматические действия.
Кстати, для внешнего клиента это выглядит вот так:
Он может утвердить документ, или отклонить, оставив комментарий.
Подробнее о том, как работает этот сервис вы можете узнать здесь.
- Ну, и конечно, правильная настройка бизнес-процессов в СRМ. В данном функционале задействованы несколько бизнес-процессов, которые в комбинации с разработанным нами новым функционалом Конструктора Документов делают возможной всю вышеописанную автоматизацию.
Видео-демонстрацию полного процесса (как со стороны пользователя Битрикс24, так и со стороны внешнего клиента), Вы можете посмотреть здесь.
Обратите внимание на количество затраченного времени и усилий действующих лиц. Нас это впечатляет, а Вас?
Представленный функционал доступен всем пользователям Конструктора Документов, тариф которых содержит Бизнес-процессы.
Если Вы хотите, чтобы мы реализовали для Вас аналогичное решение, проконсультировали или разработали индивидуальное решение, напишите нам.
Ну, и конечно, мы будем рады вашим отзывам и предложениям.