Практика автоматизации

Отчёты по спискам v2

«Отчёты по спискам» v2: больше способов работать с данными Битрикс24 Универсальные списки помогают вести реестры договоров, заявки, расходы и другие рабочие данные. Но когда нужно сравнить показатели, увидеть итоги по группам или регулярно отправлять результат коллегам, обычного просмотра списка уже недостаточно. Мы выпустили вторую версию приложения «Отчёты по спискам». Она превращает данные универсального списка в настраиваемые отчёты — от подробной таблицы до кросс-таблицы. Линейный отчёт или кросс-таблица В линейном отчёте можно выбрать поля, сгруппировать записи и посмотреть итоги по каждой группе и по всему отчёту. Детальные строки при необходимости раскрываются и сворачиваются. Кросс-таблица показывает данные в двух разрезах одновременно. Например, категории можно разместить в строках, ответственных — в колонках, а на их пересечении вывести количество записей или другой показатель. Создание отчёта начинается с выбора универсального списка и типа представления. Настройки сохраняются: к готовому отчёту можно вернуться и сформировать его снова с актуальными данными. Фильтры и собственные расчёты Для отбора доступны поля выбранного списка и периоды дат. Если нужен показатель, которого нет среди исходных полей, его можно рассчитать формулой из числовых значений — например, умножить количество на стоимость единицы. Готовый отчёт можно сортировать прямо в таблице. При выгрузке в Excel сохраняется выбранный порядок строк. Денежные итоги с учётом валюты В обновлении мы отдельно проработали поля типа «Деньги». Линейный отчёт показывает суммы разных валют раздельно и не складывает рубли, доллары и евро в один итог. Если нужен итог по конкретной валюте, её можно выбрать в фильтре. Для денежного показателя кросс-таблицы фильтр валюты особенно важен. Без него числовая сумма значений в разных валютах не будет корректным денежным итогом — приложение предупреждает об этом. Конвертацию по курсу оно не выполняет. Отчёт для команды — вручную или по расписанию Результат можно выгрузить в Excel, распечатать или опубликовать в Ленте Битрикс24 для выбранных получателей. Если отчёт нужен регулярно, настройте день и время формирования: приложение опубликует его в Ленте и приложит файл. Для работы нужен портал Битрикс24 с доступной функцией «Универсальные списки» и хотя бы один список с данными. Каждый отчёт строится по одному выбранному списку. Посмотрите возможности и примеры экранов или откройте «Отчёты по спискам» в Маркете Битрикс24.

Читать статью →

Отчёты по задачам v2

«Отчёты по задачам» v2: от списка задач к аналитике по проектам и команде Когда задач много, обычного списка уже недостаточно. Руководителю нужно увидеть нагрузку сотрудников, менеджеру проекта — сроки и трудозатраты, а команде — быстро вернуться к сохранённому отчёту с актуальными данными. Мы обновили приложение «Отчёты по задачам» для Битрикс24. В версии 2 можно собрать два вида отчётов — линейный и кросс-таблицу, настроить собственные показатели и работать с выбранными отчётами в мобильном приложении. Два способа посмотреть на задачи Линейный отчёт подходит, когда нужны подробные записи. Вы выбираете колонки, фильтры и до трёх уровней группировки. Например, можно сгруппировать задачи по проекту, ответственному и статусу, посмотреть итоги по группам, а затем раскрыть отдельные задачи. Кросс-таблица помогает сравнить данные по двум направлениям. Разместите проекты в строках, сотрудников в колонках и выберите показатель на их пересечении. Так удобнее увидеть, как распределены задачи или трудозатраты между проектами и участниками команды. Фильтры и расчёты под свой вопрос Отчёт можно ограничить нужным периодом, статусами, приоритетами, проектами и ответственными. В линейном отчёте доступны сведения о подразделении исполнителя — их можно использовать в колонке, фильтре или группировке. Если готового поля недостаточно, добавьте расчётный показатель с помощью формулы. Например, вычислите разницу между фактическими и плановыми трудозатратами. Расчётные показатели можно использовать и в линейном отчёте, и как показатель кросс-таблицы. Для задач, связанных с CRM, предусмотрен отбор по элементам CRM. Сейчас поиск при выборе таких элементов работает по компаниям. Отчёты, к которым можно возвращаться Настроенный отчёт сохраняется в каталоге. Не нужно каждый раз заново выбирать поля и группировки: откройте сохранённый вариант, при необходимости измените значения фильтров и сформируйте результат по актуальным данным. Готовую таблицу можно сортировать, раскрывать и скрывать детальные строки, распечатать или выгрузить в Excel. Результат также можно отправить выбранным получателям в Ленте Битрикс24. Работа с телефона В версии 2 появился мобильный режим. На вкладке «Оформление» можно отдельно включить для отчёта параметр «Использовать в мобильном приложении». Тогда он появится в списке мобильных отчётов. На телефоне можно выбрать такой отчёт, настроить доступные фильтры и сформировать результат. Если для отчёта настроена отправка в Ленту и сохранены получатели, результат можно отправить им из мобильного приложения. Создание отчёта, изменение его структуры и настройка формул остаются в полной версии. «Отчёты по задачам» формируются по запросу пользователя; автоматического формирования по расписанию в текущей версии нет. Посмотрите возможности приложения и примеры экранов или откройте «Отчёты по задачам» в Маркете Битрикс24.

Читать статью →

Смарт-отчёты: обновили интерфейс и работу с готовыми отчётами

Обновляем Смарт-отчёты: быстрее от идеи до готового отчёта Смарт-процессы в Битрикс24 помогают вести самые разные задачи — от согласования расходов до учёта оборудования. Но данные каждого процесса устроены по-своему. Поэтому и отчёт нужен не универсальный «для всех», а собранный под конкретную задачу. Мы обновили приложение «Смарт-отчёты»: переработали интерфейс и добавили быстрый способ создать первый отчёт. Возможность самостоятельно выбирать поля, группировки, фильтры и расчёты при этом сохранилась. Первый отчёт — на ваших данных При первом запуске, если отчётов ещё нет, администратор может выбрать смарт-процесс и создать обзор без прохождения всего мастера. Приложение подберёт подходящую группировку, добавит числовые итоги и количество строк, возьмёт данные за последние 90 дней и сразу сформирует результат. Это отправная точка, а не обязательный шаблон: быстрый старт можно пропустить и настроить отчёт самостоятельно. Расписание и публикация в Ленте автоматически не включаются. Своя структура и свои показатели В мастере можно выбрать, какие поля показать в таблице, как сгруппировать элементы и какие итоги рассчитать. Если стандартных значений недостаточно, на вкладке «Функции» можно составить показатель по формуле на основе полей отчёта. Например, для заявок на командировки можно сгруппировать записи по стадиям и сотрудникам, показать бюджет и количество заявок, а затем раскрыть группу до отдельных элементов. Один сохранённый отчёт отвечает на вопрос об общей картине и позволяет перейти к деталям. С результатом можно работать прямо в Битрикс24 В сформированном отчёте доступны детальные записи и сортировка по колонкам или названиям групп. Группы при сортировке остаются вместе со своими строками. Результат можно распечатать или выгрузить в Excel. Настройки разных отчётов сохраняются отдельно. Так для каждого смарт-процесса и рабочей задачи можно подготовить собственный вариант таблицы, не собирая её заново каждый раз. Отчёт там, где идёт работа Нужный отчёт можно открыть из меню смарт-процесса. Для регулярных задач предусмотрено формирование по расписанию; при необходимости результат публикуется в Ленте Битрикс24 с файлом Excel. Получателей и публикацию настраивают отдельно — приложение не начинает рассылать отчёты само по себе. Смарт-отчёты — отдельное приложение линейки конструкторов HTMLStudio. Если нужны отчёты по сделкам и товарам сделок, для них предназначены CRM-отчёты. Если данные находятся в смарт-процессах, начните со Смарт-отчётов.

Читать статью →

Конструктрор CRM отчётов: обновили интерфейс и работу с готовыми отчётами

CRM-отчёты: обновили интерфейс и работу с готовыми отчётами Обновляем приложение «CRM-отчёты» для Битрикс24. Его задача осталась прежней: помогать собирать отчёты по данным CRM без программирования и ручной сводки в таблицах. В новой версии мы переработали путь от создания отчёта до работы с результатом. Создание отчёта стало понятнее Мастер создания теперь открывается в слайдере Битрикс24. Работа идёт по шагам: сначала выбираете источник данных, затем группировку и нужные колонки. Основные источники — сделки и товары сделок; дополнительные можно включить в настройках приложения. В отчёте по-прежнему доступны фильтры, расчётные показатели и оформление. После сохранения новый отчёт появляется в списке — его можно сразу открыть и проверить на данных CRM. Фильтры — рядом с результатом Параметры текущего отчёта теперь находятся в компактной панели, а не в большом всплывающем окне. Можно изменить нужные значения и сформировать отчёт повторно. Это не меняет сохранённую настройку отчёта: другой сотрудник сможет получить свой срез данных, не перестраивая сам отчёт. Сортировка без повторного формирования Готовую таблицу можно сортировать по колонкам или по названиям. Маркеры в заголовках показывают, где доступна сортировка и какой порядок выбран. При этом группы остаются вместе со своими детальными строками, а итоговые значения — на месте. Если после сортировки выгрузить отчёт в Excel, порядок строк в файле будет соответствовать тому, что вы видите на экране. Повторно запрашивать данные CRM для этого не нужно. Отчёт не заканчивается на просмотре Результат можно изучать прямо в Битрикс24, раскрывать детальные записи, печатать и выгружать в Excel. Для регулярной работы остаются формирование по расписанию и публикация в Ленте — с приложенным файлом отчёта. Мы также обновили экран настроек и поведение кнопок: действия экспорта и печати становятся доступны после успешного формирования отчёта, а во время обработки таблицы интерфейс показывает, что операция выполняется. Обновление делает работу с отчётами последовательнее: настроили один раз, затем получаете нужный срез, сортируете результат и передаёте его коллегам в удобном виде.

Читать статью →

ЖивойОтчёт 1.01: что нового

ЖивойОтчёт 1.01: что нового В версии 1.01 у ЖивогоОтчёта появилось четыре возможности для работы с продажами и оплатами в МойСклад. Теперь можно формировать отчёты по счетам покупателей. Для контроля оплат добавлен готовый макет «Просрочена оплата» - его не нужно собирать с нуля. Появилась настройка прав доступа для сотрудников. А в отчёте по товарам стали доступны себестоимость и прибыль, чтобы оценивать не только объём продаж, но и их результат. Подробнее о ЖивомОтчёте и версии 1.01

Читать статью →

ЖивойОтчёт: отчёты по продажам без ручной сводки в Excel

ЖивойОтчёт: отчёты по продажам без ручной сводки в Excel Чтобы посмотреть продажи с другой стороны - например, по контрагентам вместо складов, - часто приходится заново выгружать данные и перестраивать таблицу. ЖивойОтчёт позволяет менять группировки и фильтры прямо в отчёте внутри МойСклад. Вы выбираете период и тип документов, формируете таблицу, а затем группируете данные по контрагенту, складу, дню, проекту и другим признакам. Макеты колонок помогают сохранить удобный вид отчёта. На тарифе «Команда» доступны экспорт в Excel и PDF, а также общие снимки отчётов. Данные запрашиваются из МойСклад при формировании отчёта. Это помогает работать с актуальными продажами без ручного переноса документов в отдельную таблицу. Посмотреть ЖивойОтчёт на лендинге

Читать статью →