← Все статьи
Конструктор документов: внешнее согласование
Добрый день.
Все привыкли к тому, что бизнес-процесс внутри Битрикс24 это внутренний процесс Битрикс24... А что если вовлечь в этот процесс внешнего контрагента из CRM Битрикс24?.. Например, отправить по почте список работ для согласования и автоматически выставить счет... И все это будет сделано с помощью бизнес-процесса Битрикс24... Давайте вместе с "Конструктором документов" раздвинем границы привычного...
Как это работает можно посмотреть здесь.
А в этой статье мы расскажем как это настроить.
1. Открываем приложение "Конструктор документов", настройки, блок "Бизнес-процессы".
Устанавливаем новое действие "Согласование документа внешним пользователем"
2. Создаете новый бизнес-процесс или редактируете существующий, где требуется согласовать документ с внешним пользователем (контрагентом из CRM).
3. После блока генерации документа добавляете стандартный блок "Утверждение документа"
4. Перед блоком "Утверждение документа" необходимо добавить новый блок "Удаленное утверждение внешним пользователем".
Важно: действие удаленного согласования должно быть строго перед действием "утверждение документа".
5. Настройка параметров действия "Удаленное утверждение внешним пользователем"
Кому - электронный адрес получателя сообщения. Здесь используется e-mail компании или контакта, связанного с сделкой, для которой запускается бизнес-процесс создания и согласования документа. В нашем примере мы используем результат дополнительного действия "Получить e-mail". Можно использовать типовое действие "Выбор данных crm". Обязательный параметр.
Тема письма - заголовок сообщения. Обязательный параметр.
Текст письма - текст сообщения. Вы можете создать шаблон почтового сообщения в e-mail шаблонах "Конструктора документов" и использовать в качестве текста сообщения результат действия "Получить письмо". В теле e-mail шаблона Вы можете использовать переменную {activityButtons} для позиционирования кнопок для согласования/отклонения документа. Обязательный параметр.
Публичная ссылка - ссылка на документ Битрикс24.Диск. Вы можете получить эту ссылку из дополнительных результатов действия генерации документа:
Генерация документа не является обязательным условием. В нашем примере мы отправляем на согласование список работ непосредственно в письме. Если Вы создаете документ и укажете публичную ссылку, в теле письма будет ссылка на созданный документ и Ваш контрагент сможет перейти по ней и ознакомиться с содержанием документа.
Название вашей компании - вспомогательный параметр для вывода названия компании на форме отклонения документа.
Отправить напоминание - если Ваш контрагент через указанный интервал никак не отреагирует на отправленное письмо, ему будет отправлено напоминание. Напоминание будет отправляться один раз в день, пока клиент не примет решение по документу или не подойдет срок автоматического отклонения.
Отклонить документ - если Ваш контрагент не примет решения через указанный интервал дней, "Конструктор документов" автоматически отклонит документ и отправит уведомление пользователю. Мы рекомендуем использовать этот параметр для исключения "зависания" бизнес-процесса.
Все привыкли к тому, что бизнес-процесс внутри Битрикс24 это внутренний процесс Битрикс24... А что если вовлечь в этот процесс внешнего контрагента из CRM Битрикс24?.. Например, отправить по почте список работ для согласования и автоматически выставить счет... И все это будет сделано с помощью бизнес-процесса Битрикс24... Давайте вместе с "Конструктором документов" раздвинем границы привычного...
Как это работает можно посмотреть здесь.
А в этой статье мы расскажем как это настроить.
1. Открываем приложение "Конструктор документов", настройки, блок "Бизнес-процессы".
Устанавливаем новое действие "Согласование документа внешним пользователем"
2. Создаете новый бизнес-процесс или редактируете существующий, где требуется согласовать документ с внешним пользователем (контрагентом из CRM).
3. После блока генерации документа добавляете стандартный блок "Утверждение документа"
4. Перед блоком "Утверждение документа" необходимо добавить новый блок "Удаленное утверждение внешним пользователем".
Важно: действие удаленного согласования должно быть строго перед действием "утверждение документа".
5. Настройка параметров действия "Удаленное утверждение внешним пользователем"
Кому - электронный адрес получателя сообщения. Здесь используется e-mail компании или контакта, связанного с сделкой, для которой запускается бизнес-процесс создания и согласования документа. В нашем примере мы используем результат дополнительного действия "Получить e-mail". Можно использовать типовое действие "Выбор данных crm". Обязательный параметр.
Тема письма - заголовок сообщения. Обязательный параметр.
Текст письма - текст сообщения. Вы можете создать шаблон почтового сообщения в e-mail шаблонах "Конструктора документов" и использовать в качестве текста сообщения результат действия "Получить письмо". В теле e-mail шаблона Вы можете использовать переменную {activityButtons} для позиционирования кнопок для согласования/отклонения документа. Обязательный параметр.
Публичная ссылка - ссылка на документ Битрикс24.Диск. Вы можете получить эту ссылку из дополнительных результатов действия генерации документа:
Генерация документа не является обязательным условием. В нашем примере мы отправляем на согласование список работ непосредственно в письме. Если Вы создаете документ и укажете публичную ссылку, в теле письма будет ссылка на созданный документ и Ваш контрагент сможет перейти по ней и ознакомиться с содержанием документа.
Название вашей компании - вспомогательный параметр для вывода названия компании на форме отклонения документа.
Отправить напоминание - если Ваш контрагент через указанный интервал никак не отреагирует на отправленное письмо, ему будет отправлено напоминание. Напоминание будет отправляться один раз в день, пока клиент не примет решение по документу или не подойдет срок автоматического отклонения.
Отклонить документ - если Ваш контрагент не примет решения через указанный интервал дней, "Конструктор документов" автоматически отклонит документ и отправит уведомление пользователю. Мы рекомендуем использовать этот параметр для исключения "зависания" бизнес-процесса.